GmbH ohne Geschäftsführer: Was tun bei Ausfall oder Krankheit?

Der Geschäftsführer steht an der Spitze einer GmbH, lenkt ihre Handlungen und entscheidet über essentiell wichtige Sachverhalte. Sein Dasein und handeln ist unerlässlich für eine Gesellschaft.

Doch was, wenn der Geschäftsführer plötzlich erkrankt oder anderweitig ausfällt? Kann eine GmbH ohne Geschäftsführer überhaupt weiter wirtschaften? Praxistipps zu diesen Fragen finden Sie in diesem Artikel.

Extrem wichtig: Vorsorge

Sollten Sie noch keinen „Notfallplan“ für den Ausfall des Geschäftsführers erstellt haben, ist es jetzt an der Zeit. Industrie- und Handelskammern schätzen, dass gerade einmal die Hälfte aller GmbHs Regelungen für solche Ausnahmezustände getroffen haben; andere Studien gehen gerade im Bereich der Kleinunternehmen von gerade einmal 15% aus. Dabei sind solche Pläne für den Notfall absolut unerlässlich, um die GmbH handlungsfähig zu halten.

Doch wie sorge ich am besten vor?


Wichtig ist das Treffen von Vorkehrungen besonders in Gesellschaften, in denen eine direkte Vertretung nicht ersichtlich ist, also etwa GmbHs mit nur einem einzigen Geschäftsführer. Besonders kritisch wird es, wenn der einzige Geschäftsführer auch alleiniger Gesellschafter ist. Doch auch Unternehmen mit zwei Geschäftsführern, die aber nur zusammen handeln bzw. entscheiden können oder solche, in denen nur eine Person die Kontovollmacht besitzt, können bei Ausfall eines Geschäftsführers und folgender Führungslosigkeit schwer getroffen sein.

Ratsam ist es als Form der Vorsorge, einen Notfallordner mit Kopien wichtiger Dokumente zu erstellen, die der Stellvertretung die Aufnahme der Arbeit erleichtern. Zu diesen Unterlagen zählen etwa

  • der Gesellschaftsvertrag
  • wichtige Gesellschafterbeschlüsse
  • Auszüge des Handels-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregisters
  • Geschäftsführerverträge
  • erhaltene und erteilte Vollmachten wie Prokura
  • falls die Gesellschaft Immobilien besitzt: Grundbuchauszüge

Auch sinnvoll sind finanzielle Unterlagen, wie die letzten drei Jahresabschlüsse und Steuerbescheide, Darlehens- und Kontoübersichten, Planungsunterlagen und Daten, wie die Umsatzsteueridentifikationsnummer oder Betriebsnummer des Unternehmens.

Ebenfalls sollte der Ordner Exemplare aller betrieblichen Verträge beinhalten, die das Unternehmen geschlossen hat, um der Vertretung einen Überblick über die Vertragslage zu bieten.

Lassen Sie jedoch stets äußerste Vorsicht walten, wenn es um einen solchen Notfallordner geht. Gerät dieser in falsche Hände, können schnell sensible Informationen der GmbH nach außen gelangen, was es zu vermeiden gilt.

Seit längerem stellen verschiedene IHKs auch Notfallhandbücher zur Verfügung, die GmbHs nutzen können, um im Falle des Ausfalls eines Geschäftsführers den Überblick zu bewahren und die Gesellschaft weiterhin aufrechtzuerhalten. Ein sehr ausführliches Notfallhandbuch der IHK Rheinland-Pfalz finden sie beispielsweise hier.

Im Ernstfall: schnell Handeln

Doch was, wenn es zu spät ist und kein Notfallplan vorliegt? Und wie bestimme ich überhaupt eine Vertretung?


Sollte der Geschäftsführer plötzlich und ungeplant ausfallen, sind vor allem zwei Dinge wichtig: Den Überblick behalten und schnell handeln, da führungslose Gesellschaften nicht selten mehr oder weniger kurz vor dem Untergang stehen.

Ist ein Geschäftsführer auf absehbare Zeit nicht verfügbar, beispielsweise durch einen einwöchigen Krankenhausaufenthalt, aber danach wieder anwesend, gilt es zu ermitteln, ob in der Ausfallzeit die Notwendigkeit zu rechtlichen Akten des Geschäftsführers besteht. So muss die Bilanz des Unternehmens vom Geschäftsführer unterschrieben werden, Steuererklärungen und ggf. Kreditanträge müssen fristgerecht und unterzeichnet eingereicht werden; darüber hinaus kann der Geschäftsführer evtl. zu Gerichtsterminen bezüglich der GmbH geladen sein, zu denen er als Vertreter der Gesellschaft erscheinen muss.

Liegen in der vorgesehenen Abwesenheitszeit keine solche wichtigen rechtlichen Handlungen vor, ist das Problem nicht allzu groß. Dennoch muss sich – auch in nur kurzen Ausfallzeiten – um die anderen Angelegenheiten der GmbH gekümmert werden. Sollten wichtige Termine anstehen, nehmen Sie als Vertretung oder als Geschäftsführer – soweit möglich – umgehend Kontakt zu den zuständigen Ämtern bzw. Behörden auf. In den meisten Fällen lässt sich ein kleiner Aufschub aushandeln.

Was tun bei Komplettausfall?

Der Geschäftsführer kann aus verschiedenen Gründen auf nicht absehbare Zeit bzw. für immer ausfallen, sei es durch schwere Krankheit, Amtsniederlegung oder im schlimmsten Fall Tod. Falls dies geschieht oder falls innerhalb der Ausfallzeit wichtige Rechtsakte von o. g. Art nötig sind, muss so schnell wie möglich eine Vertretung bestimmt werden. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Gerichtliche Lösung: Einberufung eines Notgeschäftsführers

Die Gesellschaft kann beim zuständigen Amtsgericht die Einberufung eines Notgeschäftsführers beantragen, um die führungslose GmbH handlungsfähig zu halten. Grundlage dafür ist der § 29 BGB, der allerdings eigentlich für das Vereinsrecht entwickelt wurde. Viele Gerichte lehnen daher eine analoge Anwendung und den damit verbundenen Eingriff ins Gesellschaftsrecht ab bzw. fordern umfangreiche Nachweise zur Dringlichkeit der Angelegenheit. Das ist oft kompliziert und u. U. langwierig. Daher sollten Sie, während Sie auf einen Gerichtsbeschluss warten, andere Möglichkeiten in Betracht ziehen.

  • Aufhebung von Zuständigkeitsbereichen

Gibt es in einer GmbH mehrere Geschäftsführer mit abgetrennten Zuständigkeitsbereichen, können diese temporär aufgehoben werden, sodass der oder die anderen Geschäftsführer die Aufgaben des Abwesenden übernehmen können.

  • Vertretung durch Prokuristen

Sollte es Prokuristen oder andere vertretungsbefähigte Personen geben, die allerdings nur zusammen mit dem Geschäftsführer entscheiden können, kann dieser Zusammenhang aufgehoben werden. Dazu ist jedoch ein Eintrag im Handelsregister notwendig.

  • Für aufgabenbezogene Vertretungen können Handlungsvollmachten an die entsprechenden Mitarbeiter erteilt werden

Unerlässlich: Berufung eines neuen Geschäftsführers

Sollte der Geschäftsführer auf unabsehbare Zeit ausfallen, muss irgendwann ein neuer Geschäftsführer einberufen werden. Die GmbH kann auch direkt nach dem Wegfall des Geschäftsführers einen neuen wählen, doch dauert dieser Prozess in der Regel einige Zeit, weshalb zur Überbrückung o. g. Vertretungsmöglichkeiten sinnvoll sein können.

Soll der neue Geschäftsführer schnell verfügbar sein, empfiehlt es sich, ihn aus dem Kreis der Gesellschafter zu berufen. Natürlich kann theoretisch aber auch jede andere Person Geschäftsführer werden. In jedem Fall entscheidet die Gesellschafterversammlung über die Auswahl des neuen Geschäftsführers.

Zur endgültigen Festlegung eines neuen Geschäftsführers sind eine Satzungsänderung und Eintragung im Handelsregister notwendig. Dennoch ist der neue Geschäftsführer schon ab dem Tag der Berufung entscheidungsbefugt, um die GmbH so nahtlos wie möglich von der Führungslosigkeit zu befreien.

Der Ausfall eines Geschäftsführers ist für eine GmbH fast immer ein schwerer Schlag. Es muss schnell gehandelt werden, um der Gesellschaft keinen Schaden zuzufügen und ihre Handlungsfähigkeit aufrecht zu erhalten. Damit es im Falle eines Falles nicht zu schweren Folgen kommt, ist die Vorbereitung auf die plötzliche Anwesenheit eines oder des Geschäftsführers sehr wichtig. Denn dann können auch unvorhergesehene Ereignisse einer GmbH so gut wie nichts anhaben.

 

 

 


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