Wer als Unternehmer eine erbrachte Leistung vergütet haben möchte, sendet eine Rechnung. Dabei gilt es, formale und rechtliche Vorschriften zu beachten. Andernfalls kann es Ärger mit den Rechnungsempfängern sowie mit dem Finanzamt geben.
Rund 789.470 Kapitalgesellschaften gab es laut Angaben des Statistischen Unternehmensregisters 2021 in Deutschland. Wer plant, ebenfalls eine GmbH zu gründen, sollte frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnen. Zum Start der unternehmerischen Tätigkeit muss beispielsweise eine Steuernummer beantragt werden. Steht diese später nicht auf den erstellten Rechnungen, gelten diese als fehlerhaft und können dem Rechnungssteller einige Probleme bereiten.
Damit eine Rechnung als rechtlich korrekt gilt, muss sie laut Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes die folgenden Angaben enthalten:
Ebenso gibt die Rechnung Auskunft über mögliche Rabatte und Boni. Das Entgelt wird zusammen mit dem Nettobetrag und den anfallenden Steuerbeträgen ausgezeichnet. Liegt bei Kleinunternehmern eine Befreiung von der Umsatzsteuer vor, muss sich ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung befinden.
Damit die Rechnungsempfänger wissen, bis wann sie den fälligen Betrag begleichen sollen, empfiehlt sich die Angabe eines Zahlungsziels. Ebenfalls sollte die Rechnung eine vollständige Bankverbindung des Rechnungsstellers beinhalten. Fehlen eine oder mehrere der Pflichtangaben, kann die Rechnungszahlung seitens des Adressaten verweigert werden. Zudem kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug bis zur Korrektur der Rechnung verweigern.
TIPP: Wer weiß, wie eine korrekte Rechnung aussehen muss, kann sich auch vor Betrugsversuchen schützen. Wird wissentlich eine falsche Rechnung verschickt, können Formfehler auf den Schwindel hinweisen.
Eine fehlerhafte Rechnung ist für den Empfänger ein Ärgernis. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um die falsche Telefonrechnung oder eine andere Rechnungsart handelt. Auch das Unternehmen, das die Rechnung ausstellt, muss bei fehlerhaften oder unvollständigen Angaben mit Komplikationen rechnen. Kommt es aufgrund von formalen Fehlern zur Zahlungsverweigerung, kann das schlimmstenfalls einen finanziellen Engpass für die GmbH bedeuten.
Vermeiden lässt sich dieses Problem, wenn sich Unternehmer frühzeitig über mögliche Fehler bei der Rechnungsstellung informieren. Dabei finden sie heraus, wie sie diese vermeiden. Zu den häufig auftretenden Rechnungsfehlern zählt diese „Top 3“:
Dass auf Rechnungen die Angabe von Ersteller und Empfänger vergessen wird, kommt im Vergleich zu diesen häufigen Fehlern seltener vor. Vor dem Versenden der Zahlungsaufforderung sollte diese dennoch zwingend noch einmal auf Vollständigkeit und Fehlerfreiheit geprüft werden. Andernfalls muss mit zusätzlichem Aufwand gerechnet werden – und dem Spott des Rechnungsempfängers.