In beinahe jedem Unternehmen kommt es zumindest gelegentlich zu einer beruflich veranlassten Reise. Dabei kann es sich um den Gang zum nächsten Elektrohändler, um den Besuch einer ausländischen Niederlassung oder um einen Kundenbesuch handeln. Solche Dienstreisen sind bekanntlich mit verschiedenen Kosten verbunden. Wie mit diesen Spesen umgegangen wird und was dabei beachtet werden muss, verrät dieser Guide.
In den meisten Fällen werden die Kosten der Dienstreise vom Dienstreisenden vorgestreckt und anschließend in Form einer Spesenabrechnung zurückgefordert bzw. steuerlich geltend gemacht. Unter Spesen fallen dabei streng genommen aber nur jene Kosten, die dem Dienstreisenden für die Verpflegung während der Geschäftsreise entstehen. In diesem Zusammenhang wird auch oft vom Verpflegungsmehraufwand gesprochen. Im Rahmen der Spesenabrechnung werden allerdings auch alle weiteren Kosten, die während der Dienstreise für geschäftliche Zwecke anfallen, erfasst.
Je nach Art und Dauer der Dienstreise können unterschiedliche Kosten anfallen. Die Spesen lassen sich dabei im Grunde in vier verschiedene Kategorien unterteilen. Hierzu zählen die Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten. Die Spesensätze werden dabei regelmäßig angepasst und können dem entsprechenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu Reisekosten entnommen werden.
Zu den Fahrtkosten gehören alle Ausgaben, die anfallen, um vom Dienstort zum Reiseziel zu gelangen. Dort, wo Belege vorhanden sind, müssen diese aufbewahrt werden. Hierzu zählen beispielsweise die Bahn-, U-Bahn- oder Busfahrt, der Flug, die Taxifahrt oder der Mietwagen. Diese Belege können anschließend eingereicht und die Kosten in voller Höhe geltend gemacht werden. Wurde die Fahrt mit dem Firmen-Pkw zurückgelegt, erfolgt die Abrechnung automatisch über den Arbeitgeber. Bei Dienstreisen mit dem eigenen Pkw muss ein Fahrtenbuch geführt werden. Die gefahrene Strecke kann dann über Kilometerpauschale oder den Kilometersatz geltend gemacht werden.
Unter die Verpflegungskosten fallen alle Mehrkosten, die für die Selbstversorgung im Ausland anfallen. Der Verpflegungsmehraufwand wird dabei stets in Pauschalen abgegolten. Diese Pauschale richtet sich an die Dauer der Dienstreise und an die Lebenshaltungskosten des Landes. Pauschale können dabei erst angesetzt werden, wenn die Dienstreise mindestens 8 Stunden dauert. Bei einer Dauer von 8-24 Stunden kann bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands eine Pauschale in Höhe von 14 Euro geltend gemacht werden; ab einer Dauer von 24 Stunden erhöht sich der Betrag auf 28 Euro pro Tag. Im Ausland hängt die Pauschale vom Zielort ab. Oft kann es auch innerhalb eines Landes zu unterschiedlichen Pauschbeträgen kommen. So können bei einer Dienstreise nach Hongkong ab einer Dauer von 24 Stunden 74 Euro angesetzt werden, während in Peking Verpflegungspauschale in Höhe von 30 Euro gelten.
Die Nächtigungskosten können in voller Höhe abgesetzt werden, sofern eine Rechnung vorhanden ist. Ist keine Rechnung vorhanden, können ebenfalls Pauschale geltend gemacht werden. Ähnlich wie beim Verpfelgungsmehraufwand gibt es hier allerdings zu beachten, dass die Pauschale von Land zu Land bzw. oftmals auch innerhalb eines Landes variiert. In Deutschland beträgt der Pauschalbetrag 20 Euro. Ebenfalls muss darauf geachtet werden, dass inkludierte Mahlzeiten vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen werden müssen. So reduzieren sich die Verpflegungspauschale um 20 %, wenn eine Übernachtung mit Frühstück gebucht wurde und um jeweils 40 %, wenn Mittag- oder Abendessen inkludiert ist.
Die Reisenebenkosten beziehen sich letztlich auf alle geschäftlich anfallenden Ausgaben, die nicht unter Fahrt-, Verpflegungs- oder Übernachtungskosten fallen. Hierzu gehören beispielsweise Eintrittskarten, Gepäckaufbewahrungsstellen, Telefon- und Internetkosten oder Mautgebühren. Bei all diesen Ausgaben heißt es: Quittungen sammeln und Belege aufheben. Die Reisenebenkosten können dann in voller Höhe abgesetzt werden. Ebenso sollte dokumentiert werden, wo, wann und warum die Kosten entstanden sind, um die Ausgaben bei einer Prüfung des Finanzamts bestmöglich zu belegen.
In den meisten Fällen strecken Dienstreisende die gesamten Kosten vor und bekommen sie dann vom Arbeitgeber über eine Spesenabrechnung rückerstattet. Für die Erstattung muss die Spesenabrechnung allerdings lückenlos dokumentiert sein. Das heißt, dass alle getätigten Ausgaben und zugehörigen Belege aufbewahrt werden müssen. Arbeitgeber haben dann die Möglichkeit, die Spesen als Betriebsausgabe abzusetzen und somit den Gewinn und die Steuerlast zu schmälern. Gesetzlich geregelt ist die Kostenübernahme allerdings nicht. Sollten die Reisekosten nicht übernommen werden, können Arbeitnehmer die Spesen aber genauso wie Freiberufler oder Selbstständige als Werbungskosten absetzen. Das Finanzamt erstattet die Steuern für Spesen dann über Pauschalbeträge. Um diesen Prozess zu erleichtern und die Übersichtlichkeit zu fördern, sollten ein separates Geschäftskonto und Firmenkreditkarten eingeführt werden. Dienstreisende müssen dank Firmenkreditkarten bei anfallenden Ausgaben nicht in Vorleistung gehen, wodurch es zu keiner zeitaufwendigen Spesenabrechnung kommen muss. Moderne Anbieter wie Moss ermöglichen es zudem, die Belege direkt hochzuladen, wodurch das Sammeln zahlreicher Zettelchen ebenfalls der Vergangenheit angehört.
Die Spesenabrechnung gehört zu beinahe jeder Dienstreise dazu. Dabei stellt sie viele Unternehmen und Dienstreisende vor große Herausforderungen, da eine lückenlose Dokumentation erforderlich ist, um die Spesen rückerstattet zu bekommen. Es ist ebenso besonders wichtig, dass die Spesenabrechnung genau, fehlerlos und korrekt ist, da die Rechnungen gerne und häufig vom Finanzamt überprüft werden. Ein Geschäftskonto und Firmenkreditkarten für Mitarbeiter sind daher bei Dienstreisen dringend zu empfehlen, da damit die Spesenabrechnung der Vergangenheit angehört.